BD000020 De provinciale organisatie efficiënt, kwaliteitsvol en duurzaam organiseren en uitbouwen

We zetten de administratieve, technische en financiële ondersteuning van de deputatie en provincieraad verder in de periode 2026-2031. De provinciale partijfinanciering wordt trapsgewijs afgebouwd tegen het einde van het meerjarenplan en de fractietoelagen worden gehalveerd vanaf 2026.

De administratieve, technische en financiële ondersteuning van de deputatie en provincieraad wordt verdergezet. De wedden van de gedeputeerden en kabinetten, evenals de pensioenbijdragen van de mandatarissen, worden uitbetaald. Ook de presentiegelden en reiskosten van de raadsleden worden vergoed. Daarnaast worden de dossiers inzake partijfinanciering en fractietoelagen behandeld.

We willen een moderne, wendbare en transparante organisatie zijn. Het managementteam en de stafdiensten vormen daarbij de drijvende kracht en strategische spil. Zij zijn de ruggengraat van een beleid dat inzet op kwaliteit, duurzaamheid en efficiëntie.

We zetten de professionalisering van de interne werking verder met aandacht voor de naleving van regelgeving, strategisch organisatiebeheer en toegankelijke dienstverlening.

Nieuwe beleidsaccenten focussen op open communicatie, heldere informatiekanalen en een geïntegreerde visie op maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dit krijgt vorm via digitale communicatie, themacampagnes, productpromotie, regionale tv-uitzendingen en een eigentijds informatiemagazine.

Het welzijn van medewerkers blijft een prioriteit, met bijkomende aandacht voor preventie en een gezonde, veilige werkomgeving. Acties rond gezonde levensstijl en milieubewustzijn versterken een positieve werkcultuur.

Het managementteam en de stafdiensten nemen een proactieve en richtinggevende rol op: ze faciliteren niet alleen, maar sturen ook mee innovatie en ontwikkeling aan. Zo versterken ze de evolutie naar een toekomstgerichte en veerkrachtige overheid.

In het voorjaar 2026 werd via het managementteam, met betrokkenheid van verschillende stafdiensten, de evaluatie van PRO afgerond en gevalideerd door de deputatie. We evolueren naar 5 werven die prioriteit krijgen tijdens de komende jaren. Voor één van deze werven, het leiderschapstraject, werden al zichtbare resultaten opgeleverd door de lancering van het leiderschapsmodel op het kaderforum van 10 juni 2026.

Verder startten de verschillende stafdiensten met de uitvoering van de acties in het meerjarenplan. Zo werd de eerste interne audit opgestart, werd het Sterk Merk Provincie Oost-Vlaanderen gevalideerd en gelanceerd, lopen organisatiebrede projecten rond Sharepoint en subsidies verder en zetten IDWMD en Juridische aangelegenheden & Bestuurszaken hun reguliere activiteiten verder.

We ondersteunen alle diensten van de organisatie door het garanderen en bewaken van een gezonde financiële status van de organisatie. We garanderen de juiste en correcte financiële processen van het provinciebestuur en een gezond financieel evenwicht. We bewaken daarvoor het meerjarenplan (inclusief alle aanpassingen) voor de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie.

We leveren een correcte boekhouding en jaarrekening op en rapporteren hierover aan de diensten, het managementteam, de deputatie en de provincieraad. We organiseren het reglementair kader en de uitvoering van de provinciale fiscaliteit, met name de algemene provinciebelasting Gezinnen en de algemene provinciebelasting Bedrijven. We staan in voor het integrale proces van inning tot opvolging van de betaling en niet-betaling. Bij niet-betaling zorgen we, na een solvabiliteitsanalyse, voor een gedwongen invordering.

Het rapport financieel beheerder 2025 met een overzicht van de toekenningen financieel visum, het debiteurenbeheer, de thesaurietoestand en de evolutie van budgetten 2025 werd voorgesteld aan de provincieraad van 25 maart.

De jaarrekening 2025 werd voorgelegd aan en vastgesteld door de provincieraad op 24 juni. De eerste (beperkte) aanpassing aan het meerjarenplan waarbij onder meer het bedrag aan op te nemen leningen naar beneden werd bijgesteld (-12 mln euro) werd goedgekeurd door de provincieraad van 24 juni. 

De aanslagbiljetten voor zowel de algemene provinciebelasting bedrijven als de algemene provinciebelasting gezinnen zijn verstuurd op de vooropgestelde datums en de inning werd correct uitgevoerd. Er werd één (ongegrond) bezwaarschrift voorgelegd aan de deputatie.

De provincieraad keurde in het eerste semester de uittredingen uit de 11 woonmaatschappijen en de 3 erkende kredietinstellingen goed. 

We blijven inzetten op een duurzaam personeelsbeleid waarbij we ons huidige, kwalitatieve personeelsbeleid verderzetten om ook in de toekomst een aantrekkelijke werkgever te blijven.

We hebben veel aandacht voor het tevreden en gemotiveerd aan boord houden van onze personeelsleden. Bijzondere aandacht gaat daarbij naar duurzame loopbanen waarin we flexibel inspelen op de veranderende behoeften in de verschillende levensfases van ons personeel en waarin we aandacht hebben voor het psychosociaal welzijn. We streven naar een eenvormig personeelsstatuut, waardoor we niet langer statutair aanwerven.

We zetten in op sterk leiderschap, voeren een duidelijk aanwezigheidsbeleid en werken aan een goede afstemming tussen collega’s op de werkvloer. Daarvoor herbekijken we de telewerkregeling voor een verhoogde aanwezigheid op kantoor. We onderzoeken de mogelijkheden voor een billijke, gedifferentieerde verloning en de uitbreiding  van het cafetariaplan. 

We werken aan de evenwichtige opbouw van ons personeelsbehoeftenplan. Met een kritische, strategische en organisatiebrede bril wijzen we personeel(sinzet) toe om te komen tot een efficiëntere organisatie met een afgeslankt personeelsbestand. We staan garant voor transparante informatieverstrekking waarbij we beschikken over kwalitatieve en kwantitatieve data.

We bouwen verder aan een sterk werkgeversmerk met als doel nieuwe competente krachten aan te werven, talent te behouden en de interne trots te verhogen. 

In de eerste helft van 2026 zetten we verder in op employer branding en op de voorbereiding van de ingebruikname van een nieuwe tool voor werving en selectie. Daarnaast werd een overheidsopdracht opgestart voor de medische controle bij ziekte. In samenwerking met de Facilitaire Dienst en de Interne Dienst Welzijn, Milieu en Duurzaamheid werd ook een overheidsopdracht uitgeschreven voor een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk.

Vanaf 2026 stapten we, na het doorlopen van een overheidsopdrachtenprocedure, over naar een nieuwe verzekeraar voor arbeidsongevallen.

Binnen het project loonanalyse lag de focus in de eerste jaarhelft van 2026 op de analyse van de interne processen rond functiebeschrijving, functieweging en verloning.

In het kader van het traject voor leidinggevenden werden drie sessies georganiseerd voor de leden van het managementteam, een introductiesessie op het kaderforum en een sessie tijdens de managementtweedaagse.

Begin 2026 werd een voordelenplatform gelanceerd. Daarnaast stond het departement Personeel in juni voor het eerst in voor de organisatie van de Fit- en Gezonddag voor de medewerkers.

Het is een cruciale taak, doelstelling en uitdaging om de dagdagelijkse bedrijfszekerheid te garanderen rekening houdende met snel wijzigende omgevingsfactoren en evoluties binnen de IT-wereld.

We faciliteren de (interne) klanten maximaal zodat zij veilig, betrouwbaar en efficiënt hun taken kunnen uitvoeren met moderne middelen. In navolging van de gevalideerde organisatiebrede IT-visie en strategie zijn platformwerking en standaardisatie, gecombineerd met een geavanceerd informatiebeheer, basiselementen voor het welslagen.

Innovatieve technologie moet ertoe bijdragen dat repetitieve taken tot een minimum herleid worden om zo meer ruimte te creëren voor het echte werk. Automatiseren en goed data- en informatiebeheer zijn hierbij cruciaal. 

Aan sommige acties onder dit actieplan is nog geen budget gekoppeld. Zodra een actie een (door)start krijgt, worden de nodige budgetten daarvoor verschoven binnen de kredieten gekoppeld aan de beleidsdoelstelling.

De recurrente ondersteuning en nodige verlengingen zijn in uitvoering. Er werden overheidsopdrachten opgestart voor de toewijzing van de BBC-software (opvolging beleids- en beheerscyclus) en het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS).

Het vernieuwde P-net werd en wordt verder uitgerold naar de op afstand gelegen sites.

De vernieuwde installatie voor het netwerkadressen-beheer werd geïmplementeerd en in gebruik genomen. De voorbereidingen voor de vernieuwing van de beveiliging van de gebruikerstoestellen werden gestart.

Het ontwikkelen van een nieuw intranet is toegewezen op deputatie van 25 juni 2026. De digitale beeldschermcommunicatie wordt verder geïmplementeerd in de op afstand gelegen sites.

Er werd een eerste reeks AI-licenties besteld en uitgerold. Het gebruik van de betalende licenties wordt opgevolgd.

We volgen niet alleen de wettelijke verplichtingen rond onderhoud en keuring van technische installaties en liften, maar proberen ons patrimonium ook als een goede huisvader te onderhouden. Hierbij zijn de conditiestaatmeting van de gebouwen en het behalen van de doelstelling Energietraject 2050 van belang.

We gaan verder met het professionaliseren van overheidsopdrachten. We bouwen ook onze facilitaire balie verder uit en onderhouden het provinciehuis met onze eigen schoonmaakploeg en klusjesdienst.

 Tijdens het eerste semester werd gefocused op de implementatie van de schoonmaakapp voor onze poetsploeg in het digitale platform voor facility management. Dit platform staat o.a. in voor processen rond schoonmaak, reservaties zalen en voertuigen, technische ploeg, beheer onderhoudscontracten en vastgoedcontracten. De app kan nu ook worden gedownload om op die manier een zaal of een dienstauto te reserveren.

Er werd verder gebruikgemaakt van in-house consultancy ter ondersteuning van diverse grote investeringsprojecten (o.a. uitvoering masterplannen in de recreatiedomeinen en DBFM Lokeren). Consultancy werd ook ingezet ter ondersteuning van het transitieproject van dienst Patrimonium.

Bij het aankoopproces blijven we verder gebruikmaken van raamcontracten. Er werd beslist dat de werking van het printcenter eind 2026 wordt stopgezet.

In het provinciehuis werden werken uitgevoerd i.k.v. interne verhuisbewegingen (o.a. inrichten ontvangstruimte) en de verhuur aan Defensie.