A000508 Reguliere werking Archief

Onder deze actie valt de huur van containers, aankopen van werkkledij, aankopen archiefdozen en bekostigen transporten i.k.v. teruggave statisch archief naar Rijksarchief. Ook voor de inschakeling van Polis voor het archiefbeheersysteem GIAS zijn middelen voorzien.

In de eerste helft van 2026 zette de archiefdienst verdere stappen in de uitbouw van een professionele, gebruiksvriendelijke en toekomstgerichte archief- en informatiebeheerwerking. GIAS, het gemeenschappelijk archief- en informatiebeheersysteem, staat daarbij centraal.

De overgang van het bestaande systeem voor archiefontleningen naar GIAS verloopt gefaseerd. De huidige intranettoepassing blijft beschikbaar tot 1 juli 2026, maar in de praktijk wordt al zoveel mogelijk gewerkt via GIAS. Zo kunnen diensten geleidelijk overschakelen zonder impact op de dienstverlening.

Parallel werd gewerkt aan een betere ontsluiting van het archief. Interne archieflijsten en overzichten werden omgezet naar duidelijkere en beter beschreven toegangen, wat zowel de interne werking als de publieksontsluiting versterkt.
Daarnaast startte de organisatiebrede uitrol van een uniforme archief- en informatiewerking, met PAULO als eerste pilootdirectie.

Ook inhoudelijk werden belangrijke fundamenten gelegd met de opstart van structureel informatiebeheer en digitaal archiveren. Dit omvat de opmaak van de eerste informatiebeheersplannen en reeksen (series), evenals de toepassing van informatieclassificatie en toegangsbeheer binnen SharePoint, zodat informatie correct wordt beheerd, beveiligd en ontsloten.

Wat het fysieke archief betreft, wordt een plan van aanpak voor de locatie Zeeschipstraat uitgewerkt. Dit plan bepaalt wat met het daar opgeslagen archief gebeurt: welke archieven kunnen worden overgedragen aan het Rijksarchief, welke in aanmerking komen voor vernietiging en welke door de organisatie worden bewaard, inclusief de meest geschikte bewaarlocatie.

Tot slot werd verder gewerkt aan het permanent te bewaren archief in het depot MOR, met als doel om eind juni 2026 circa 70% van deze dossiers raadpleegbaar te maken via GIAS.